Wat betekent een sluitende rittenregistratie volgens de Belastingdienst?

Voor iedereen die zakelijk rijdt, een auto van de zaak gebruikt of een wagenpark beheert, is een sluitende rittenregistratie Belastingdienst essentieel. Maar wat bedoelt de Belastingdienst nu precies met “sluitend”? Welke gegevens moeten verplicht worden vastgelegd? En hoe zorg je ervoor dat je registratie standhoudt bij een controle?

In dit artikel leggen we duidelijk uit wat een sluitende rittenregistratie inhoudt en waar organisaties in 2025 rekening mee moeten houden.

Wanneer is een rittenregistratie verplicht?

Een rittenregistratie is niet in alle situaties verplicht, maar wel in de meest voorkomende zakelijke scenario’s. De Belastingdienst eist een sluitende administratie wanneer:

•    Een bestuurder minder dan 500 privékilometers per jaar rijdt in een auto van de zaak.
•    Een voertuig door meerdere medewerkers wordt gebruikt (poolauto’s).
•    Zakelijke ritten worden gedeclareerd.
•    Ondernemers de gereden kilometers willen aftrekken als zakelijke kosten.

In deze gevallen moet de administratie volledig en controleerbaar zijn — en dat is precies waar de eis van “sluitend” om draait.

Wat verstaat de Belastingdienst onder een sluitende rittenregistratie?

Een rittenregistratie is alleen sluitend wanneer alle verplichte gegevens volledig, juist en chronologisch zijn vastgelegd. De Belastingdienst hanteert daarvoor de volgende eisen per rit:
•    Datum
•    Begin- en eindstand van de kilometerteller
•    Begin- en eindadres
•    Route, indien deze afwijkt van de gebruikelijke of verwachte route
•    Het doel van de rit
•    Vermelding of het een zakelijke of privérit betreft
•    Naam van de bestuurder (bij poolauto’s)
•    Eventuele tussenstops met toelichting

Een registratie die onvolledig, onlogisch of inconsistent is, wordt niet als sluitend beschouwd.

Waarom is volledigheid zo belangrijk?

De Belastingdienst controleert rittenregistraties steeds nauwkeuriger. Daarbij worden ritgegevens vaak vergeleken met:
•    Werkroosters
•    Agenda-afspraken
•    Facturen en projectadministratie
•    Tankpassen of laadpassen
•    Onderhouds- en APK-gegevens
•    Digitale voertuigdata

Wanneer kilometers of ritten niet overeenkomen met andere bronnen, kan dit leiden tot naheffingen, boetes of het alsnog opleggen van bijtelling.
Daarom moet een sluitende rittenregistratie consistent, herleidbaar en controleerbaar zijn.

Veelgemaakte fouten die een rittenregistratie niet-sluitend maken

De Belastingdienst ziet jaarlijks dezelfde onvolkomenheden terug. Veelvoorkomende fouten zijn:
•    Onjuiste of ontbrekende kilometerstanden
•    Geen duidelijk onderscheid tussen privé- en zakelijk gebruik
•    Rit vergeten te registreren, waardoor er gaten in het overzicht ontstaan
•    Routeinformatie die afwijkt van de realiteit
•    Verschillende bestuurders in een voertuig zonder vermelding
•    Achteraf ingevulde of gecorrigeerde ritten zonder onderbouwing

Zodra een van deze fouten voorkomt, kan de registratie als “niet sluitend” worden bestempeld.

Hoe zorg je wél voor een sluitende rittenregistratie?

Een sluitende rittenadministratie begint bij duidelijke afspraken binnen de organisatie. Denk aan:
•    Consequente registratie van álle ritten
•    Heldere interne richtlijnen (zeker bij gedeelde voertuigen)
•    Regelmatige controle op volledigheid en juistheid
•    Het beperken van handmatige invoer om fouten te vermijden
•    Het gebruik van automatische rittenregistratie om databetrouwbaarheid te waarborgen

Automatische systemen worden in 2025 steeds vaker ingezet omdat ze ritten exact vastleggen, bestuurders ontzorgen en minder foutgevoelig zijn.

Waarom bepaalde sectoren extra risico lopen

Voor sectoren met veel voertuigen op de weg — zoals service, montage, bouw en installatie — is een sluitende rittenregistratie nóg belangrijker. Veel kleine ritten, onregelmatige routes en wisselende projectlocaties vergroten de kans op fouten. Bovendien gebruiken meerdere medewerkers vaak hetzelfde voertuig.

Juist daarom loont het voor deze sectoren om de rittenadministratie strak te organiseren of te automatiseren.

Meer weten over rittenregistratie binnen de bouw- en installatiesector?

Wil je weten hoe deze regels er in de praktijk uitzien voor bedrijven die dagelijks met werkbussen, monteurs en projectlocaties werken? In een eerder artikel lees je hoe bouw- en installatiebedrijven hun rittenregistratie en fleet management zó inrichten dat ze altijd voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.

Lees hier meer over de regels